“Compliance” es el término que utilizamos para referirnos al cumplimiento de las normas legales en el seno de la empresa. Una gestión ordenada del “compliance” nos permite prever y controlar los riesgos asociados a una infracción administrativa, a un incumplimiento contractual o a un ilícito penal. Veamos algunos ejemplos.
Son infracciones administrativas hechos tan cotidianos como la contratación de un transportista que no dispone de autorización; la formalización del contrato de transporte a nombre de un tercero o la ejecución del transporte sin el documento de control administrativo.
Son incumplimientos de contrato acciones tales como la entrega de una mercancía contra un resguardo de depósito mal endosado; la emisión de un conocimiento de embarque electrónico sin autorización previa del cargador o la falta de comprobación de las mercancías para su admisión.
Y son ilícitos penales los accidentes y los delitos, cuando podían haberse evitado con la debida supervisión, vigilancia y control. Ello ocurre, por ejemplo, cuando en un almacén que no dispone de un sistema adecuado de prevención de riesgos se produce un accidente con resultado de lesiones graves o de muerte; cuando se importan mercancías sin presentarlas para su despacho o cuando se transportan estupefacientes y sustancias psicotrópicas sin haber hecho lo necesario para evitarlo o denunciarlo.
No podemos enumerar todos los casos, pero sí esforzarnos para prevenirlos. Lo primero que hemos de hacer es identificar los riesgos. Para ello, debemos contar con la ayuda de técnicos especializados en cada área, y designar un responsable dentro de la empresa. Allí donde sea posible, cubriremos con pólizas de seguro la responsabilidad civil que puede derivarse de los mismos. Hecho lo anterior, diseñaremos nuevos protocolos, o modificaremos los existentes, con el fin de incluir acciones preventivas (filtros, comprobaciones, etc.) de forma rutinaria en la gestión. Estos protocolos deberán estar documentados y serán debidamente implementados en los distintos niveles de la organización.
Por último, haremos revisiones o auditorías periódicas para mantener esos protocolos debidamente actualizados. Mientras tanto y casi sin darnos cuenta, habremos forjado una verdadera cultura de prevención en la empresa, con un compromiso claro por parte de la dirección y del personal. Y eso es, precisamente, lo que nos eximirá de responsabilidad si, de manera imprevisible o inevitable, algo falla.